5 Erros comuns no processo de implantação OEA
Escrito por Ana Maria Kalinke – Consultora e Auditora
O processo de implantação de normativas é sempre algo moroso para os colaboradores, afinal, sair da zona de conforto sempre causa estranheza, no entanto, existem algumas questões que são comuns nesse processo e que devem ser olhadas com calma pelos gestores.
1 – Falta de comprometimento da Direção
Geralmente no início do processo, a direção delega as funções, mas não participam ativamente da implantação e isso gera desinteresse da equipe. Nesse processo o exemplo se faz aliado, e a direção deve se comprometer com essa questão.
2 – Não Seguir os Procedimentos descritos
Procedimentos operacionais padrão são desenvolvidos, funcionando como um passo a passo do trabalho que deve ser realizado. Esses procedimentos seguem os requisitos e critérios estipulados pela OEA, divergindo muitas vezes do processo que era executado anteriormente (fora do habitual), ao não os executar da forma como está descrito, para a OEA os colaboradores acabam fragilizando a segurança das informações e carga.
3 – Não Realizar os checklists propostos pela norma
Assim como os procedimentos descritos no item 2, a norma sugere o desenvolvimento de checklists de verificação, é comum notar nesses checklist a ausência do preenchimento de alguns campos, por exemplo: No checklist de recrutamento e seleção estão dispostos os seguintes itens:
– Carteira de Trabalho;
– Verificação de Referências;
– Entrega de EPI’s;
– Entrega de chaves.
Onde, em alguns momentos o colaborador entrega o EPI, mas a chave fica para uma outra ocasião e ao entregá-la depois, esquece de dar um Check no documento, gerando fragilidade de informação em relação a entrega de chaves de acesso ou outros itens.
4 – Controle de Acesso sem preenchimento
O controle de acesso de visitantes geralmente apresenta problemas semelhantes ao erro 3., há falta de cuidado no preenchimento dos campos e entregas de crachá. É importante que o colaborador responsável esteja atento ao correto preenchimento e que o gestor confira essa atividade sempre que possível.
5 – Ausência de Qualificação de Parceiros Comerciais
Um dos pontos cruciais da norma está na qualificação e avaliação de parceiros comerciais, aqueles fornecedores que possuem relação direta com a cadeia logística, bem como com a segurança da mesma. É comum vermos as empresas escolhendo seus parceiros por questões comerciais como preço, porém, a norma exige que seja feita uma qualificação dos mesmos em relação a requisitos específicos relacionados a carga, e que eles sejam acompanhados para fortalecer a segurança que não se encontra diretamente ligada ao serviço executado pela empresa em questão. Dessa forma as empresas muitas vezes burlam esse processo de conferência ou perdem o prazo de verificação, gerando fragilidade para a cadeia.
Se você tem dificuldade em aplicar os processos ou fazer a manutenção das atividades, sugiro que desenvolva um cronograma de atividades, onde serão listadas todas as exigências da norma para que sejam verificados todos os processos e registros conforme o passar das semanas, dessa forma, se evita falhas no processo e poderão ser encontradas oportunidades de melhoria, uma vez que conseguirá encontra-los mais rapidamente, antes de sua ocorrência.
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