Lean Office e os Desperdícios no Setor Administrativo

Como tornar meu escritório enxuto?

Escrito por Fábio Conceição – Consultor e Especialista em Engenharia da Produção

Muitos acham que a filosofia Lean se aplica apenas ao setor produtivo, através do Lean Manufacturing, ou ao setor da construção civil, através do Lean Construction.

Porém existe uma vertente da filosofia lean que se aplica ao setor administrativo, escritórios e afins, o Lean Office.

Da mesma forma que o Lean Manufacturing e o Construction, o Lean Office busca eliminação de desperdícios. O que não se observa muitas vezes pelas empresas é a quantidade desses desperdícios:

a) 8 no setor produtivo;
b) 9 na construção civil e;
c) 30 nos escritórios.

Conhecer e eliminar esses desperdícios torna o escritório mais ágil, econômico e produtivo, aumentando assim a eficiência do mesmo.

Os desperdícios no setor administrativos são:

1. Alinhamento de objetivos: energia desperdiçada por pessoas que não sabem ao certo o objetivo do trabalho, o esforço necessário para consertar o problema e produzir o resultado esperado.
2. Atribuição: desperdiçar tempo e esforço para completar uma atividade inapropriada ou desnecessária.
3. Espera: esperara por informações, reuniões, assinaturas, etc.
4. Movimento: perder tempo ou desperdiçar esforços com movimentações desnecessárias.
5. Processamento: não executar um trabalho da melhor forma.
6. Controle: é a energia usada para controlar e monitorar e que não produz melhorias no desempenho.
7. Alteração: ter que mudar um processo sem conhecimento de todas as consequências e demais esforços para corrigir os seus efeitos.
8. Variabilidade: utilizar recursos para corrigir resultados inesperados.
9. Estratégia: não agregar valor aos clientes e demais partes interessadas ao implantar processos com objetivos a curto prazo.
10. Confiabilidade: correção de efeitos imprevisíveis devido ao não conhecimento das causas.
11. Padronização: ter que corrigir o efeito negativo de um trabalho que não foi executado da melhor forma por todos os envolvidos.
12. Subotimização: é causada pela concorrência de dois processos, no melhor caso o desperdício será o trabalho duplicado, mas pode chegar ao comprometimento de ambos os processos e na degradação do resultado final.
13. Processos informais: utilizar recursos para manter processos não oficiais, que podem conflitar com outros processos. Fluxo irregular: recursos investidos em materiais ou informações que se acumulam entre as estações de trabalho e criam o desperdício de fluxo irregular;
14. Agenda: não utilizar de forma otimizada os horários de agendas.
15. Checagens desnecessárias: ter que checar resultados devido à falta de qualidade na fonte ou desconhecimento dos padrões de qualidade da empresa, ou ainda ter que checar resultados de retrabalhos.
16. Erros: desperdiçar tempo, dinheiro, etc. com trabalhos que não podem ser utilizados.
17. Tradução: esforço para alterar relatórios, formatos, dados, etc.
18. Informação perdida: reparar ou compensar os resultados da falta de informação.
19. Falta de integração: transferir informações entre departamentos que não estão completamente integrados ao fluxo de processos utilizados.
20. Irrelevância: esforços empregados para lidar com informações desnecessárias ou esforços para fixar problemas que isso causa.
21. Inexatidão: criar informações incorretas ou ainda ter que tratar suas consequências.
22. Inventário: utilizar recursos antes do serviço ser requerido.
23. Processos secundários: utilizar recursos em processos secundários que não podem ser utilizados pelos passos seguintes do processo.
24. Ativos subutilizados: não utilizar de forma otimizada os ativos da empresa.
25. Transporte: desperdício com transporte de materiais e informações.
26. Falta de foco: desperdício gerado pela falta de atenção, engajamento de um colaborador com os objetivos da empresa.
27. Estrutura: comportamentos, expectativas, regulamentos, etc. que não estejam reforçando e orientando o melhor comportamento para a eliminação de desperdícios.
28. Disciplina: negligência, falta de responsabilidade, etc. por parte dos colaboradores;
29. Domínio: não utilizar o domínio do empregado sobre a sua área de atuação.

O colaborador de um escritório, diferente de um colaborador de uma fábrica, muitas vezes não observa que seu trabalho faz parte de uma rotina diária, não observando que seu resultado faz parte de um fluxo de entregas e resultados.

Mapear esse fluxo é importante para obtenção de um melhor diagnóstico e posterior melhoramento nesses setores administrativos.